Assistant·e de Gestion Comptable et Administrative - Mairie Saintes H/F - Communes

Sous l'autorité de la Directrice sport vie associative, et de son adjoint , vous réalisez la gestion comptable des différents secteurs, vie associative, golf. Vous effectuez les activités comptables et participez au suivi du budget.

Vous réalisez l'exécution des dépenses de fonctionnement et d'investissement :
- Créer des bons de commandes
- Liquider des factures
- Traiter et suivre les réponses aux fournisseurs et les litiges
- Centraliser, suivre et engager les subventions aux associations
- Suivre les marchés et contrats
- Aider à la préparation et saisie budgétaire, contrôler et suivre l'exécution budgétaire

Vous réalisez l'exécution des recettes de fonctionnement :
- Facturer les locations des salles municipales, des infrastructures sportives, des minibus, ...)
- Saisir des engagements et des pré-titres de recettes
- Suivre et engager les subventions (état -collectivités -...)
- Aider à la préparation et saisie budgétaire, contrôler et suivre l'exécution budgétaire

Vous réalisez la gestion et le suivi des demandes de subvention :
- Réaliser des outils organisationnels et d'analyse (tableaux bord...)
- Participer, Rédiger et suivre les actes administratifs
- Accompagner les associations dans les étapes des subventions
- Centraliser les outils et garantir la programmation étapes des subventions

Vous réalisez le suivi, la gestion et la mise en oeuvre des process du logiciel GMA (portail associatif) :
- Participer à la préparation et à gestion du logiciel pour les Réservations des salles, des campagnes de subvention, des manifestations...
- Assurer la mise à jour et le suivi de la Base de donnée des associations

Vous participez au bon fonctionnement du service :
- Réaliser le secrétariat administratif du service
- Rédiger et suivre les actes administratifs
-Classer et archiver
- Être centre de ressource pour l'accompagnement des associations dans leur quotidien
- Rédiger et suivre les conventions de mise à disposition, locaux et matériel, objectifs et moyens...), la charte associative, le contrat d'engagement républicain.
- Rédiger et préparer des notes et des délibérations pour les conseils municipaux.
- Participer à la préparation, la coordination et l'animation des manifestations en lien avec le service vie associative et sportive (Village des Associations, « sport en mai » ...)

- Vous connaissez l'environnement, le cadre juridique, comptable et réglementaire qui régit le fonctionnement des associations loi 1901. Vous connaissez les acteurs, les partenaires les enjeux du secteur associatifs.

- De par votre formation et/ou expérience en comptabilité vous possédez des connaissances et de l'appétence pour les procédures budgétaires et les règles de comptabilité publique (M57, M4).

- Vous maitrisez l'usage de l'outil informatique, Word, Excel, Outlook et connaissez les logiciels métiers notamment CIRIL, Elise, CIVIL Net Finances, Hélios.

- Vous êtes capable de travailler en équipe et en transversalité car vous serez en lien avec les services de la collectivité, des fournisseurs et prestataires de marchés public ainsi que le Service de Gestion Comptable.

- Agent administratif confirmé (e) vous êtes organisé (e), vous gérez les priorités en fonction des impératifs et/ou demandes. Vous savez planifier et travailler avec méthodologie. Vous savez rédiger des notes, des courriers, des informations, des actes, des instructions et procédures.

- Vous maitrisez la communication orale et écrite, vous savez adapter votre discours à vos interlocuteurs.

- Vous savez rendre compte à votre hiérarchie, informer sur l'avancement des dossiers, vous êtes force de proposition.

- Aisance orale, dynamisme, bienveillance, sens du service public et de l'écoute, bon relationnel, discrétion.

- Réactivité, polyvalence, adaptabilité, rigueur et autonomie.

• Outlook
• SGBD
• Dynamisme
• Autonomie
• Excel
• Word
• Facturation
• Traitement du courrier
• Recettes
• Aisance à l'oral
• Force de proposition
• Réactivité
• Capacité d’adaptation