Gestionnaire Administratif 50% - Gcsm 17 H/F - Groupe Hospitalier Saintes – Saint-Jean-D'angely

Le poste de Gestionnaire administratif du Groupement de Coopération en Santé Mentale 17 contribue à la dynamique et au fonctionnement d'un réseau d'acteurs sanitaires, médico-sociaux, sociaux d'institutions publiques et privées, de professionnels de ville, d'usagers du système de santé et de familles à l'échelle du département. De plus, ce poste comprend également le secrétariat du coordonnateur en santé mentale consistant notamment à la préparation des sessions de formation en santé mentale et prévention du suicide pour le territoire du GHT Charente Maritime sud.

Missions principales :

Accueil téléphonique ;
Information et conseil à des tiers (agents, partenaires etc.) ;
Contrôle de l'application des règles, procédures, normes et standards, dans son domaine d'activité (comptabilité et suivi budgétaire du GCSM17, application de la Convention constitutive du GCSM17) ;
Gestion administrative : traitement des données / informations (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi), renseignement de documents, de fichiers, saisie et mise à jour de données, d'informations, de tableaux (suivi budgétaire, cotisations, membres du GCSM17...) ;
Paramétrage des outils, logiciels, systèmes relevant de son domaine d'activité ;
Rédaction et traitement des courriers, courriels, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) ;
Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites du coordonnateur en santé mentale ;
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel ;
Mise à jour des documents relatifs au GCSM17 par l'utilisation d'outils bureautique / TIC ; mise à jour du site internet GCSM17 ;
Participer activement à l'organisation des événements du GCSM17 (colloque, conférence, formation) ;
Mise en forme et envoi à l'ensemble des partenaires de la Newsletter duGCSM17 2 à 3 fois par an ;
Planifier et organiser les sessions de formation et de sensibilisation à la santé mentale et à la prévention du suicide en étroite collaboration avec le coordonnateur santé mentale et la cheffe de projet opérationnelle du PTSM (Formations prévention du risque suicidaire, actions de sensibilisation, SISM).

Horaires : Poste à 50% - Amplitude horaire entre 9h et 17h ; rythme sur 2 semaines de 2/3 jours de présence ; repos fixes ; possibilité de travailler en soirée très exceptionnellement.

BAC / Bac +2 en gestion administrative / gestion souhaité ;
Connaissances en santé mentale/psychiatrie ;
Notions de base en gestion budgétaire ;
Veille rigoureuse sur le processus d'appel à cotisation du GCSM17, de délais règlementaires ;
Aptitude à la rédaction de courriers, rapports et notes ;
Capacité pédagogique pour expliquer sa mission auprès des partenaires ;
Capacité à mettre en place une organisation de travail rigoureuse et méthodique (gestion comptable du GCSM 17) ;
Capacité à être force de proposition pour la communication, l'organisation d'événements, de formations ;
Maîtrise des outils informatiques (Pack Office, messagerie, Chorus, ELAP Finances) ;
Sens de l'écoute et de la communication ;
Sens des responsabilités ;
Réactivité, disponibilité ;
Discrétion.

• Gestion des données
• Logiciels bureautiques
• Organisation d'événements
• Chorus
• Rigueur et méthode
• Pack Office
• Traitement du courrier
• Contrôle du budget
• Permanence téléphonique
• Force de proposition
• Réactivité
• Rédaction de courriers